Personnel Alter Ego inc.

Ce bureau de services professionnels, réputé pour les avantages offerts à ses employés, est à la recherche d’un ou d’une gestionnaire des opérations et des ressources humaines qui sera responsable de l’administration et de la gestion des projets internes. 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Gestion du bureau (60%)
-Gérer les activités quotidiennes du bureau;
-S’assurer de la gestion des locaux (relation avec le locateur, veiller à l’application des procédures reliées à la sécurité physique des lieux, assurer le système de classement et rangement); 
-Planifier et superviser les approvisionnements;
-Planifier et coordonner les réunions internes pour le personnel du bureau;
-Faire la gestion des projets internes sous sa responsabilité:
   _S’assurer de la gestion du budget 
   _Faire les soumissions nécessaires et les comptes rendu aux collaborateurs pertinents 
   _Planifier et maintenir le calendrier des livrables 
   _Assurer le contrôle des échéances
   _Communiquer tout obstacle à l’atteinte des échéances
-Planifier et gérer les activités RH et les activités sociales du bureau.

Gestion des ressources (40%)
-Agir comme leader mobilisateur, vigilant et proactif dans la promotion de la qualité du climat de travail;
-Superviser le personnel de bureau et gérer les relations de travail (cas problématiques, dossiers disciplinaires, invalidités, initiatives de rétention, gestion de la reconnaissance, etc.);
-Maintenir les dossiers d’employés du personnel de bureau;
-Planifier et gérer les demandes de vacances et les congés du personnel de bureau;
-Assurer la gestion des activités de dotation (planification de la main-d’œuvre, gestion du budget, activités de dotation);
-Superviser les activités d’accueil et intégration;
-Superviser les activités de off-boarding;
-Superviser les activités d’évaluation de performance du personnel de bureau;
-Coordonner les activités de formation et de développement des ressources;
-Participer au processus de révision salariale de l’équipe du personnel de bureau;
-Gérer et mener à terme toutes les initiatives RH de rétention (bien-être, congé parental, cadeaux, nourriture, etc.).

QUALIFICATIONS
-Formation universitaire en administration, en bureautique ou tout autre domaine jugé pertinent;
-De 3 à 5 ans d’expérience dans un poste de gestion de bureau ou un poste similaire;
-Expérience en gestion de projets administratifs;
-Connaissances des enjeux de gestion d’un bureau de services professionnels;
-Français fluide et anglais niveau professionnel; 
-Maîtrise de la suite Office;
-Excellentes compétences en leadership et en relations interpersonnelles, avec la capacité de gérer et de motiver une équipe;
-Excellentes aptitudes organisationnelles et de gestion du temps, et capacité de priorisation;
-Capacité à mettre en place rapidement et efficacement des changements;
-Capacité de travailler en équipe et sous pression;
-Capacité de s’adapter au changement et de réagir promptement et positivement;
-Acuité politique et bon jugement;
-Sens de l’organisation, de l’autonomie et des responsabilités;
-Dynamisme et faire preuve d’initiative;
-Patience, écoute, empathie;
-Rigueur, discrétion et souci du détail.

Être à la tête de la gestion d’un bureau et en assurer un fonctionnement optimal est le défi que vous recherchez? Nous sommes impatients de vous rencontrer!

This professional services office, renowned for the benefits offered to its employees, is looking for an Operations and Human Resources Manager who will be responsible for the administration and management of internal projects. 

KEY RESPONSIBILITIES
Office Management (60%)
-Manage the day-to-day activities of the office;
-Ensure the management of the premises (relationship with the landlord, ensure the application of procedures related to the physical security of the premises, ensure the filing and tidying system); 
-Plan and supervise procurements;
-Plan and coordinate internal meetings for office staff;
-Manage internal projects under his/her responsibility:
   _Ensure budget management 
   _Proceed with the necessary submissions and reports to the relevant collaborators 
   _Plan and maintain the schedule of deliverables 
   _Ensure controlling deadlines
   _Communicate any obstacles to meeting deadlines
-Plan and manage HR activities and social activities of the office.

Resource management (40%)
-Act as a mobilizing, vigilant and proactive leader in promoting the quality of the work environment;
-Supervise office staff and manage labour relations (problematic cases, disciplinary cases, disabilities, retention initiatives, recognition management, etc.);
-Maintain employee files of office staff;
-Plan and manage vacation requests and time off for office staff;
-Manage staffing activities (workforce planning, budget management, staffing activities);
-Supervise onboarding and off-boarding activities;
-Supervise the performance evaluation activities of office staff;
-Coordinate training and resource development activities;
-Participate in the salary review process of the office staff team;
-Manage and complete all retention HR initiatives (wellness, parental leave, gifts, food, etc.).

QUALIFICATIONS
-University training in administration, office automation or any other field deemed relevant;
-3 to 5 years of experience in an office management position or similar position;
-Experience in administrative project management;
-Knowledge of the management issues of a professional services office;
-Fluent French and English at professional level; 
-Proficiency in the Office suite;
-Excellent leadership and interpersonal skills, with the ability to manage and motivate a team;
-Excellent organizational and time management skills, and ability to prioritize;
-Ability to implement changes quickly and effectively;
-Ability to work in a team and under pressure;
-Ability to adapt to change and react quickly and positively;
-Political acuity and good judgment;
-Sense of organization, autonomy and responsibility;
-Dynamism and initiative;
-Patience, listening, empathy;
-Rigor, discretion and attention to detail.

Is being at the helm of managing an office and ensuring its optimal functioning the challenge you are looking for? We look forward to meeting you!